La inscripción a su evento no debería ser un PDF

El problema de inscribirse con un PDF

Muchas organizaciones respetadas siguen llevando la noche más importante de su año con un PDF de inscripción. Descárguelo, rellénelo, envíelo de vuelta por correo. Después alguien del personal copia cada respuesta en una hoja de cálculo, persigue a los que olvidaron elegir plato e imprime la lista esa misma mañana.

Los invitados lo notan, aunque nunca lo mencionen. Un formulario de inscripción en PDF para su gala se ve tan anticuado como un enlace roto.

Además causa problemas reales. Cada fila copiada a mano es una oportunidad para un nombre mal escrito en la puerta, y la hoja de cálculo ya está desactualizada en el momento en que se imprime.

Qué tiene que hacer realmente la inscripción

La inscripción a un evento se reduce a una lista corta de tareas. Recibir la confirmación de asistencia sin obligar a nadie a crear una cuenta. Contar los asientos con honestidad, acompañantes incluidos, y parar al llegar al cupo. Mantener una lista de espera, para que un evento lleno siga captando interés en lugar de rechazar a la gente.

Confirmar de inmediato por correo, con algo que el invitado pueda mostrar en la puerta. Y darle a quien atienda la puerta una lista en vivo que pueda usar sin una portátil, sin un tutorial de inicio de sesión y sin el único miembro del personal que conoce el sistema.

Nada de esto es complicado. Parece complicado porque la mayoría de las organizaciones solo se ocupa de ello dos veces al año, con plazos encima, en la interfaz de un proveedor pensada para otra persona.

Tres buenas maneras de gestionarla

En un sitio en WordPress, la inscripción suele terminar en uno de tres lugares. Los tres son opciones sólidas. Lo que cambia es dónde queda después la lista de invitados y cuánto cuesta cada inscripción.

Cómo elegir

Empiece por dónde tiene que terminar la lista de invitados y luego elija la herramienta según el evento.

• Eventos abiertos en su propio sitio, como recepciones, capacitaciones y jornadas de puertas abiertas: The Events Calendar con Event Tickets.
• Eventos grandes o de pago, en los que quiere que otro se ocupe del pago y del escaneo en la puerta: Eventbrite.
• Eventos de miembros con precio para miembros: el módulo de eventos de su sistema de membresía, enlazado desde el calendario de su sitio.

Muchas organizaciones usan dos de estas herramientas. El calendario del sitio muestra todos los eventos, y Eventbrite o el sistema de membresía recibe las inscripciones de los eventos que las necesitan.

La puerta, y la mañana siguiente

Elija la herramienta que elija, averigüe antes del evento cómo funcionará la puerta. Lo mejor es un teléfono: quien atiende la puerta escanea una entrada o busca un nombre en una lista, y el recuento se mantiene al día.

A la mañana siguiente, exporte la lista de quién asistió de verdad y guárdela con los registros de su organización. Esa lista es el punto de partida de las invitaciones del año que viene, y le pertenece a usted.

Lo que configura LFW

Si LFW gestiona su sitio web, configurar una herramienta de inscripción es un proyecto de precio fijo, presupuestado antes de empezar. Después, una nueva página de evento, un nuevo tipo de entrada o un cambio en el correo de confirmación es una tarea pequeña incluida en la gestión de sitios web.

Las licencias de los plugins y las tarifas de cada plataforma las fija cada proveedor, no LFW. Su organización paga las licencias directamente, salvo que su formulario de pedido indique que LFW las revende.