L'inscription à votre événement ne devrait pas être un PDF

Le problème d'une inscription en PDF

Beaucoup d'organisations respectées font encore tourner la plus grande soirée de leur année sur un PDF d'inscription. Téléchargez-le, remplissez-le, renvoyez-le par e-mail. Puis quelqu'un du personnel retape chaque réponse dans un tableur, relance ceux qui ont oublié le choix du plat, et imprime la liste le matin même.

Les invités le remarquent, même s'ils n'en disent rien. Un formulaire d'inscription en PDF pour votre gala paraît aussi daté qu'un lien cassé.

Il pose aussi de vrais problèmes. Chaque ligne retapée est un risque de nom mal orthographié à la porte, et le tableur est déjà périmé à l'instant où on l'imprime.

Ce que l'inscription doit vraiment faire

L'inscription à un événement se résume à une courte liste de tâches. Prendre une confirmation de présence sans obliger personne à créer un compte. Compter les places honnêtement, accompagnants compris, et s'arrêter à la jauge. Tenir une liste d'attente, pour qu'un événement complet continue de recueillir l'intérêt au lieu de refuser du monde.

Confirmer tout de suite par e-mail, avec quelque chose que l'invité peut montrer à la porte. Et donner à la personne qui tient la porte une liste en direct qu'elle peut utiliser sans ordinateur portable, sans tutoriel de connexion et sans le seul membre du personnel qui connaît le système.

Rien de tout cela n'est compliqué. Cela le paraît parce que la plupart des organisations ne s'en occupent que deux fois par an, sous la pression du calendrier, dans l'interface d'un fournisseur conçue pour quelqu'un d'autre.

Trois bonnes façons de la gérer

Sur un site sous WordPress, l'inscription aboutit en général à l'un de ces trois endroits. Les trois sont de bons choix. Ce qui change, c'est l'endroit où vit ensuite la liste d'invités et ce que coûte chaque inscription.

Comment choisir

Partez de l'endroit où la liste d'invités doit aboutir, puis choisissez l'outil selon l'événement.

• Les événements ouverts sur votre propre site, comme les réceptions, les formations et les portes ouvertes : The Events Calendar avec Event Tickets.
• Les grands événements ou les événements payants, où vous voulez que le paiement et le contrôle à l'entrée soient pris en charge pour vous : Eventbrite.
• Les événements réservés aux membres, avec un tarif membre : le module d'événements de votre système de gestion des membres, relié depuis le calendrier de votre site.

Beaucoup d'organisations utilisent deux de ces outils. Le calendrier du site présente tous les événements, et Eventbrite ou le système de gestion des membres prend les inscriptions des événements qui en ont besoin.

La porte, et le lendemain matin

Quel que soit l'outil choisi, sachez avant le soir J comment fonctionnera l'accueil. Le mieux est un téléphone : la personne à l'entrée scanne un billet ou trouve un nom dans une liste avec recherche, et le décompte reste à jour.

Le lendemain matin, exportez la liste des personnes réellement venues et gardez-la avec les archives de votre organisation. Cette liste est le point de départ des invitations de l'année suivante, et elle vous appartient.

Ce que LFW met en place

Si LFW gère votre site web, la mise en place d'un outil d'inscription est un projet à prix fixe, chiffré avant le début du travail. Ensuite, une nouvelle page d'événement, un nouveau type de billet ou une modification de l'e-mail de confirmation est une petite tâche comprise dans la gestion de sites web.

Les licences des extensions et les frais de chaque plateforme sont fixés par chaque fournisseur, pas par LFW. Votre organisation paie les licences directement, sauf si votre bon de commande indique que LFW les revend.