A inscrição no seu evento não deveria ser um PDF

O problema de uma inscrição em PDF

Muitas organizações respeitadas ainda fazem a noite mais importante do ano depender de um PDF de inscrição. Baixe, preencha, devolva por e-mail. Depois alguém da equipe redigita cada resposta numa planilha, corre atrás de quem esqueceu de escolher o prato principal e imprime a lista na manhã do evento.

Os convidados percebem, mesmo que nunca comentem. Um formulário de inscrição em PDF para o seu jantar de gala parece tão ultrapassado quanto um link quebrado.

Ele também causa problemas reais. Cada linha redigitada é uma chance de um nome escrito errado na entrada, e a planilha já está desatualizada no momento em que é impressa.

O que a inscrição realmente precisa fazer

A inscrição num evento se resume a uma lista curta de tarefas. Receber uma confirmação de presença sem obrigar ninguém a criar uma conta. Contar os lugares com honestidade, acompanhantes incluídos, e parar na lotação. Manter uma lista de espera, para que um evento lotado ainda registre o interesse em vez de dispensar as pessoas.

Confirmar na hora por e-mail, com algo que o convidado possa mostrar na entrada. E dar a quem estiver na entrada uma lista atualizada que possa ser usada sem notebook, sem tutorial de login e sem depender do único funcionário que conhece o sistema.

Nada disso é complicado. Parece complicado porque a maioria das organizações só lida com isso duas vezes por ano, em cima do prazo, na interface de um fornecedor feita para outra pessoa.

Três boas formas de fazer

Num site em WordPress, a inscrição costuma acabar num destes três lugares. Cada um é uma escolha sólida. O que muda é onde a lista de convidados fica depois e quanto custa cada inscrição.

Como escolher

Comece por onde a lista de convidados precisa chegar e depois escolha a ferramenta de acordo com o evento.

• Eventos abertos no seu próprio site, como recepções, treinamentos e eventos de portas abertas: The Events Calendar com Event Tickets.
• Eventos grandes ou pagos em que você quer que o pagamento e a leitura dos ingressos na entrada sejam resolvidos por outra empresa: Eventbrite.
• Eventos de associados com preço para associados: o módulo de eventos do seu sistema de associados, com link no calendário do seu site.

Muitas organizações usam duas dessas opções. O calendário do site lista todos os eventos, e o Eventbrite ou o sistema de associados recebe as inscrições dos eventos que precisam delas.

A entrada, e a manhã seguinte

Seja qual for a ferramenta escolhida, descubra antes da noite como vai funcionar a entrada. O celular é o melhor: quem está na entrada lê um ingresso ou encontra um nome numa lista pesquisável, e a contagem fica atualizada.

Na manhã seguinte, exporte a lista de quem realmente compareceu e guarde-a com os registros da sua organização. Essa lista é o começo dos convites do ano que vem, e ela pertence a você.

O que a LFW configura

Se a LFW cuida do seu site, configurar uma ferramenta de inscrição é um projeto com preço fixo, orçado antes de o trabalho começar. Depois disso, uma nova página de evento, um novo tipo de ingresso ou uma mudança no e-mail de confirmação é uma pequena tarefa dentro da Gestão de sites.

As licenças de plugins e as taxas das plataformas são definidas por cada fornecedor, não pela LFW. A sua organização paga as licenças diretamente, a menos que o seu formulário de pedido diga que a LFW as revende.