Il problema di un’iscrizione in PDF
Molte organizzazioni rispettate gestiscono ancora la serata più importante del loro anno con un PDF di iscrizione. Lo scarichi, lo compili, lo rimandi via email. Poi qualcuno del personale ricopia ogni risposta in un foglio di calcolo, rincorre chi ha dimenticato di scegliere il piatto e stampa l’elenco la mattina stessa.
Gli ospiti se ne accorgono, anche se non lo dicono. Un modulo di iscrizione in PDF per il suo gala sembra antiquato quanto un link interrotto.
Crea anche problemi reali. Ogni riga ricopiata è un’occasione per un nome scritto male alla porta, e il foglio di calcolo è già superato nel momento in cui viene stampato.
Che cosa deve fare davvero l’iscrizione
L’iscrizione a un evento si riduce a un breve elenco di compiti. Raccogliere la conferma di partecipazione senza obbligare nessuno a creare un account. Contare i posti onestamente, accompagnatori compresi, e fermarsi alla capienza. Tenere una lista d’attesa, così un evento al completo continua a raccogliere interesse invece di respingere le persone.
Confermare subito via email, con qualcosa che l’ospite può mostrare alla porta. E dare a chi sta alla porta un elenco aggiornato in tempo reale che può usare senza un portatile, senza un tutorial di accesso e senza l’unico membro del personale che conosce il sistema.
Niente di tutto questo è complicato. Sembra complicato perché la maggior parte delle organizzazioni se ne occupa solo due volte all’anno, con le scadenze addosso, nell’interfaccia di un fornitore pensata per qualcun altro.
Tre buoni modi per gestirla
Su un sito WordPress, l’iscrizione di solito finisce in uno di questi tre posti. Tutti e tre sono buone scelte. Ciò che cambia è dove si trova poi l’elenco degli ospiti e quanto costa ogni iscrizione.
The Events Calendar, sul suo sito
The Events Calendar è un plugin gratuito che aggiunge pagine degli eventi e un calendario al suo sito. Il suo complemento gratuito, Event Tickets, raccoglie le conferme di partecipazione e vende biglietti con Stripe o PayPal, e l’elenco degli ospiti resta nel suo database WordPress.
L’edizione a pagamento, Event Tickets Plus, aggiunge domande di iscrizione personalizzate e il controllo dei biglietti con codice QR all’ingresso. Per ricevimenti, corsi di formazione e giornate a porte aperte, tutto resta sul suo sito.
Eventbrite, per gli eventi grandi e a pagamento
Eventbrite gestisce l’iscrizione sulla propria piattaforma: il pagamento, le email di conferma e un’app per il telefono che scansiona i biglietti all’ingresso. Pubblicare un evento gratuito non costa nulla. I biglietti a pagamento hanno una commissione di servizio e una di elaborazione del pagamento, che pagano gli acquirenti a meno che lei non scelga di sostenerle.
L’elenco dei partecipanti resta in Eventbrite: lo scarichi dopo ogni evento, e colleghi l’evento dal calendario del suo sito.
Il suo sistema di gestione dei soci, per gli eventi riservati ai soci
Se i suoi soci accedono già a un software di gestione dell’associazione, il suo modulo per gli eventi è spesso il posto giusto per gli eventi riservati ai soci. Il socio accede una volta, il sistema riconosce la sua iscrizione, e la registrazione all’evento finisce nella sua scheda, accanto alle quote e ai rinnovi.
Come scegliere
Parta da dove deve finire l’elenco degli ospiti, poi scelga lo strumento in base all’evento.
- Eventi aperti sul suo sito, come ricevimenti, corsi di formazione e giornate a porte aperte: The Events Calendar con Event Tickets.
- Eventi grandi o a pagamento, in cui vuole che qualcun altro si occupi del pagamento e del controllo all’ingresso: Eventbrite.
- Eventi riservati ai soci, con una tariffa per i soci: il modulo per gli eventi del suo sistema di gestione dei soci, collegato dal calendario del suo sito.
Molte organizzazioni usano due di questi strumenti. Il calendario del sito mostra tutti gli eventi, ed Eventbrite o il sistema di gestione dei soci raccoglie le iscrizioni degli eventi che ne hanno bisogno.
La porta, e la mattina dopo
Qualunque strumento scelga, sappia prima della serata come funzionerà l’accoglienza. La soluzione migliore è un telefono: chi sta all’ingresso scansiona un biglietto o trova un nome in un elenco con ricerca, e il conteggio resta aggiornato.
La mattina dopo, esporti l’elenco delle persone che sono venute davvero e lo conservi con l’archivio della sua organizzazione. Quell’elenco è il punto di partenza degli inviti dell’anno successivo, ed è suo.
Che cosa configura LFW
Se LFW gestisce il suo sito web, configurare uno strumento di iscrizione è un progetto a prezzo fisso, quotato prima dell’inizio del lavoro. In seguito, una nuova pagina di evento, un nuovo tipo di biglietto o una modifica all’email di conferma è una piccola attività inclusa nella Gestione di siti web.
Le licenze dei plugin e le commissioni di ogni piattaforma sono fissate da ciascun fornitore, non da LFW. La sua organizzazione paga le licenze direttamente, a meno che il suo ordine indichi che LFW le rivende.
Leland Fiegel