Das Problem mit einem Anmelde-PDF
Viele angesehene Organisationen wickeln ihren wichtigsten Abend des Jahres immer noch über ein Anmelde-PDF ab. Herunterladen, ausfüllen, per E-Mail zurückschicken. Dann tippt jemand aus dem Team jede Antwort in eine Tabelle ab, läuft denen hinterher, die die Wahl des Hauptgangs vergessen haben, und druckt am Morgen des Abends die Liste aus.
Gäste bemerken das, auch wenn sie es nie erwähnen. Ein PDF-Anmeldeformular für Ihre Gala wirkt so veraltet wie ein defekter Link.
Es verursacht auch echte Probleme. Jede abgetippte Zeile ist eine Gelegenheit für einen falsch geschriebenen Namen am Einlass, und die Tabelle ist in dem Moment veraltet, in dem sie gedruckt wird.
Was eine Anmeldung tatsächlich leisten muss
Die Veranstaltungsanmeldung läuft auf eine kurze Liste von Aufgaben hinaus. Zusagen entgegennehmen, ohne dass jemand ein Konto anlegen muss. Plätze ehrlich zählen, Begleitpersonen eingeschlossen, und bei voller Kapazität aufhören. Eine Warteliste führen, damit eine ausgebuchte Veranstaltung das Interesse trotzdem festhält, statt Menschen abzuweisen.
Sofort per E-Mail bestätigen, mit etwas, das der Gast am Einlass vorzeigen kann. Und denen, die am Einlass stehen, eine aktuelle Liste geben, die sie ohne Laptop, ohne Anmeldeschulung und ohne die eine Person aus dem Team nutzen können, die das System kennt.
Nichts davon ist kompliziert. Es fühlt sich kompliziert an, weil sich die meisten Organisationen nur zweimal im Jahr damit befassen, unter Zeitdruck, in der Oberfläche eines Anbieters, die für jemand anderen gebaut wurde.
Drei gute Wege, sie umzusetzen
Auf einer WordPress-Website landet die Anmeldung meist an einem von drei Orten. Jeder davon ist eine solide Wahl. Unterschiedlich ist, wo die Gästeliste danach liegt und was jede Anmeldung kostet.
The Events Calendar, auf Ihrer eigenen Website
The Events Calendar ist ein kostenloses Plugin, das Ihrer Website Veranstaltungsseiten und einen Kalender hinzufügt. Sein kostenloser Begleiter, Event Tickets, nimmt Zusagen entgegen und verkauft Tickets über Stripe oder PayPal, und die Gästeliste bleibt in Ihrer eigenen WordPress-Datenbank.
Die kostenpflichtige Ausgabe, Event Tickets Plus, ergänzt eigene Anmeldefragen und den Einlass per QR-Code. Bei Empfängen, Schulungen und Tagen der offenen Tür bleibt alles auf Ihrer Website.
Eventbrite, für große und kostenpflichtige Veranstaltungen
Eventbrite wickelt die Anmeldung auf seiner eigenen Plattform ab: Zahlung, Bestätigungs-E-Mails und eine Telefon-App, die Tickets am Einlass scannt. Kostenlose Veranstaltungen einzustellen kostet nichts. Kostenpflichtige Tickets tragen eine Servicegebühr und Zahlungsgebühren, die Ihre Käufer zahlen, sofern Sie sie nicht selbst übernehmen.
Die Teilnehmerliste liegt bei Eventbrite, laden Sie sie also nach jeder Veranstaltung herunter, und verlinken Sie die Veranstaltung aus Ihrem eigenen Kalender.
Ihr Mitgliedersystem, für Mitgliederveranstaltungen
Wenn sich Ihre Mitglieder bereits in einem Verbandsverwaltungssystem anmelden, ist dessen Veranstaltungsmodul oft der richtige Ort für Mitgliederveranstaltungen. Das Mitglied meldet sich einmal an, das System kennt seine Mitgliedschaft, und die Anmeldung landet in seinem Datensatz neben Beiträgen und Verlängerungen.
Wie Sie wählen
Beginnen Sie damit, wo die Gästeliste am Ende liegen muss, und wählen Sie dann das Werkzeug passend zur Veranstaltung.
- Offene Veranstaltungen auf Ihrer eigenen Website, etwa Empfänge, Schulungen und Tage der offenen Tür: The Events Calendar mit Event Tickets.
- Große oder kostenpflichtige Veranstaltungen, bei denen Zahlung und Scannen am Einlass für Sie erledigt werden sollen: Eventbrite.
- Mitgliederveranstaltungen mit Mitgliederpreisen: das Veranstaltungsmodul Ihres Mitgliedersystems, verlinkt aus dem Kalender Ihrer Website.
Viele Organisationen nutzen zwei davon. Der Kalender auf der Website listet jede Veranstaltung auf, und Eventbrite oder das Mitgliedersystem nimmt die Anmeldungen für die Veranstaltungen entgegen, die welche brauchen.
Der Einlass und der Morgen danach
Welches Werkzeug Sie auch wählen: Klären Sie vor dem Abend, wie der Einlass funktionieren wird. Ein Telefon ist am besten: Die Person am Einlass scannt ein Ticket oder findet einen Namen in einer durchsuchbaren Liste, und die Zählung bleibt aktuell.
Exportieren Sie am nächsten Morgen die Liste derer, die tatsächlich gekommen sind, und bewahren Sie sie bei den Unterlagen Ihrer Organisation auf. Diese Liste ist der Anfang der Einladungen für das nächste Jahr, und sie gehört Ihnen.
Was LFW einrichtet
Wenn LFW Ihre Website betreut, ist die Einrichtung eines Anmeldewerkzeugs ein Projekt zum Festpreis, angeboten, bevor die Arbeit beginnt. Danach sind eine neue Veranstaltungsseite, ein neuer Tickettyp oder eine Änderung an der Bestätigungs-E-Mail eine kleine Aufgabe im Rahmen der Website-Betreuung.
Plugin-Lizenzen und Plattformgebühren legt jeder Anbieter selbst fest, nicht LFW. Ihre Organisation zahlt Lizenzen direkt, sofern Ihr Bestellformular nicht vorsieht, dass LFW sie weiterverkauft.
Leland Fiegel