Dokumente: zuerst eine Webseite, ein PDF nur, wenn nötig

Öffentliche Websites sind voller PDFs: Tagesordnungen, Protokolle, Formulare, Flyer, Haushaltspläne, Newsletter. Viele wurden für den Druck erstellt, und viele sind mit einem Screenreader, einem Telefon oder einem Übersetzungswerkzeug schwer oder gar nicht zu nutzen.

Die Lösung beginnt mit einer Frage vor dem Hochladen: Muss das überhaupt ein PDF sein?

Zuerst eine Webseite

Eine Webseite ist meist die bessere Wahl:

• Sie funktioniert auf dem Telefon ohne Zoomen mit zwei Fingern.
• Sie ist von Haus aus barrierefrei, wenn Sie in Ihrem Editor Überschriften, Listen und Alternativtexte verwenden, wie in den Lektionen 1 bis 3 beschrieben.
• Sie ist leichter zu aktualisieren. Ändern Sie die Seite, und es kursiert keine alte Kopie mehr.
• Übersetzungswerkzeuge und Suchmaschinen lesen sie gut.

Öffnungszeiten, Gebühren, Voraussetzungen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Veranstaltungsdetails gehören auf Webseiten. Behalten Sie PDFs für Dokumente, die unverändert bleiben müssen: unterschriebene Verträge, beschlossene Satzungen, offizielle Protokolle, große Berichte für den Druck.

Wenn ein PDF die richtige Wahl ist

Ein barrierefreies PDF hat:

• Echten Text, keine eingescannte Seite, die nur ein Bild von Text ist.
• Tags, die unsichtbare Struktur, die einem Screenreader sagt, was eine Überschrift, eine Liste oder eine Tabelle ist.
• Einen Titel und eine Sprache, festgelegt in den Dokumenteigenschaften.
• Alternativtexte für bedeutungstragende Bilder, und dekorative als solche gekennzeichnet.
• Eine logische Lesereihenfolge, damit Text in Spalten in der richtigen Abfolge gelesen wird.

Der zuverlässige Weg dorthin beginnt mit einer barrierefreien Quelle. Erstellen Sie das Dokument in Word oder Google Docs mit Überschriften-Formatvorlagen, Listen-Schaltflächen und Alternativtexten. Exportieren Sie es dann mit der Option, die Tags oder Barrierefreiheitsinformationen erhält, als PDF. Prüfen Sie es mit der Barrierefreiheitsprüfung, die in Ihre PDF-Software eingebaut ist.

Ein nicht barrierefreies PDF nachträglich zu reparieren, ist langsame Facharbeit. Das Quelldokument zu korrigieren, geht meist schneller.

Eingescannte Dokumente

Wenn Sie ein eingescanntes Dokument veröffentlichen müssen, etwa eine alte unterschriebene Urkunde, führen Sie eine Texterkennung (OCR) durch und stellen Sie die wichtigsten Fakten trotzdem als Text auf die Seite. Alles, was Sie neu abtippen oder neu erzeugen können, sollten Sie stattdessen neu erstellen.

Alte Dokumente und Archive nach Title II

Die Title-II-Regel enthält Ausnahmen, die Redaktionen kennen sollten, und sie sind eng gefasst.

Archivierte Webinhalte sind laut ADA.gov nur dann ausgenommen, wenn alle vier dieser Punkte zutreffen:

1. Sie wurden vor dem Stichtag Ihrer Einrichtung erstellt.
2. Sie werden nur zu Nachschlage-, Forschungs- oder Dokumentationszwecken vorgehalten.
3. Sie werden in einem eigenen Bereich für archivierte Inhalte vorgehalten.
4. Sie wurden seit der Archivierung nicht verändert.

Bereits vorhandene Dokumente, also Textverarbeitungs-, Präsentations-, PDF- oder Tabellendateien, die vor dem Stichtag auf der Website standen, müssen WCAG 2.1 AA in der Regel nicht erfüllen. Die Ausnahme gilt nicht für ein Dokument, das noch genutzt wird, um eine Leistung zu beantragen oder an ihr teilzunehmen, etwa ein Antragsformular für eine Genehmigung, und nicht für eine alte Datei, die später aktualisiert wurde.

Auch wenn Inhalte ausgenommen sind, muss Ihre Einrichtung sie laut ADA.gov einer Person mit Behinderung, die sie braucht, wahrscheinlich dennoch in barrierefreier Form bereitstellen. Fragen Sie Ihre Rechtsberatung oder Ihre ADA-Koordination, bevor Sie sich auf eine Ausnahme verlassen.