Gemeinsame Konten und wer die Schlüssel hat

Kleine öffentliche Einrichtungen arbeiten mit gemeinsamen Anmeldungen: der Website-Administration, den Social-Media-Seiten der Gemeinde, dem E-Mail-Newsletter, der Domainregistrierung, Portalen von Dienstleistern, dem Kamerasystem. Jede davon hat irgendwann jemand eingerichtet, vor Jahren, oft mit der eigenen E-Mail-Adresse.

Wenn diese Person geht, in den Ruhestand tritt oder nicht mehr antwortet, kann die Einrichtung ihre eigene Stimme verlieren. In dieser Lektion geht es darum, dafür zu sorgen, dass jedes Konto der Einrichtung gehört.

Wie Einrichtungen ihre eigenen Konten verlieren

• Die Wiederherstellungsadresse ist die private Adresse eines ehemaligen Mitarbeitenden. Passwort-Resets gehen an diese Person.
• Nur eine Person kannte je das Passwort, und es existierte nur in ihrem Kopf oder auf ihrem Telefon.
• Die Anmeldung in zwei Schritten hängt an der Telefonnummer einer einzigen Person.
• Hinweise zur Domainverlängerung gehen an eine ehrenamtliche Person, die weggezogen ist. Die Domain läuft aus, und Website und E-Mail funktionieren nicht mehr.
• Ein Dienstleister hat das Konto auf seinen eigenen Namen angelegt, und der Vertrag ist ausgelaufen.

Für nichts davon braucht es einen Hacker. Es sind Versäumnisse bei der Ordnung, und sie lassen sich an einem ruhigen Nachmittag beheben.

Die Regeln für jedes Konto der Einrichtung

1. Die Einrichtung ist Eigentümerin. Anmelde- und Wiederherstellungsadressen gehören der Einrichtung, idealerweise ein Funktionspostfach wie webmaster@ oder verwaltung@, das mehr als eine Person lesen kann. Niemals ein privates Gmail-Konto.

2. Zwei namentlich benannte Personen kommen hinein. Eine verantwortliche Person und eine Vertretung. Wo die Plattform es unterstützt, geben Sie jeder Person eine eigene Anmeldung mit einer Rolle, statt eines gemeinsamen Passworts. Die meisten Social-Media- und Website-Plattformen erlauben mehrere Administratoren.

3. Es liegt im Passwort-Manager. Wo ein Passwort geteilt werden muss, bewahren Sie es in einem gemeinsamen Tresor im Passwort-Manager der Einrichtung auf, nicht in E-Mails, SMS oder einem Notizbuch.

4. Es hat eine Anmeldung in zwei Schritten, die nicht von einem einzigen Telefon abhängt. Nutzen Sie bei persönlichen Konten den eigenen zweiten Schritt jeder Person. Für eine wirklich gemeinsame Anmeldung nutzen Sie eine Methode, die auch die Vertretung erreichen kann, etwa einen im gemeinsamen Tresor gespeicherten Code oder einen zweiten Sicherheitsschlüssel.

5. Jemand weiß, dass es existiert. Ein Konto, an das sich niemand erinnert, kann weder geschützt noch wiederhergestellt werden.

Ihre Webadresse verdient besondere Sorgfalt

Ihr Domainname, der Teil nach „www“, trägt sowohl Ihre Website als auch meist Ihre E-Mail. Wer das Konto beim Registrar kontrolliert, kontrolliert beides.

Wenn Ihre Einrichtung eine US-Regierungsorganisation ist, kommen Sie womöglich für eine .gov-Domain in Frage. Die CISA verwaltet .gov, und .gov-Domains sind für berechtigte Regierungsorganisationen mit Sitz in den USA kostenlos. Unabhängig von Ihrer Domain: Wissen Sie, welcher Registrar sie verwaltet, an welche E-Mail-Adresse die Verlängerungshinweise gehen und wann sie ausläuft.

Der Tag, an dem jemand geht

Das Offboarding geschieht am selben Tag, nicht „wenn wir dazu kommen“:

1. Entziehen Sie der Person den persönlichen Zugang zu jedem System.
2. Ändern Sie jedes gemeinsame Passwort, das sie kannte.
3. Übertragen Sie jedes Konto auf ihren Namen an die Einrichtung.
4. Aktualisieren Sie Wiederherstellungsadressen und Telefonnummern, die auf sie verwiesen.
5. Sammeln Sie Geräte und Sicherheitsschlüssel ein.

Auch ein freundlicher Abschied bekommt diese Liste. Sie schützt die Person ebenso wie die Einrichtung: Niemand kann später behaupten, sie habe etwas mit einem Konto getan, das sie nicht mehr hatte.