Lektion 8 von 8 · Video
Der Monatsbericht an Ihre Vorgesetzten
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Lehrplan0 von 8 erledigt
Eine Seite pro Monat, die sagt, was sich geändert hat, was ausgefallen ist und behoben wurde, was die Menschen genutzt haben und was entschieden werden muss, damit die Website Unterstützung bekommt, bevor Beschwerden kommen.
Notizen
Schritt 1 von 5
Einstieg
Für die Menschen, die sie finanzieren, ist die Website oft unsichtbar, bis etwas schiefgeht. Ein kurzer Monatsbericht ändert das. Er zeigt die Arbeit, die Risiken und die Entscheidungen, die eine Führungskraft treffen muss, bevor eine Beschwerde oder eine Auskunftsanfrage die Argumente für Sie liefert.
Diese Lektion gibt Ihnen einen einseitigen Bericht, den Sie in einer halben Stunde aus Unterlagen schreiben können, die Sie ohnehin führen.
Schritt 2 von 5
Die fünf Abschnitte
Behalten Sie jeden Monat dieselben Abschnitte bei, damit Ihre Vorgesetzten lernen, wo sie hinschauen müssen.
1. Benötigte Entscheidungen. Stellen Sie diesen Abschnitt an den Anfang. Ein bis drei Punkte, jeweils mit einer Empfehlung und einem Termin:
- „Das Bauamt hat seine Seiten seit 14 Monaten nicht überprüft. Ich empfehle, die Amtsleitung zu bitten, bis zum 1. Dezember eine verantwortliche Person zu benennen.“
- „Der Vertrag mit dem Anbieter unseres Zahlungsformulars endet im März. Wir müssen bis Januar entscheiden, ob wir verlängern.“
2. Was sich geändert hat. Neue Seiten, entfernte Seiten, große Aktualisierungen und veröffentlichte Sitzungen. Nennen Sie Zahlen und einige Beispiele, keine vollständige Liste: „6 neue Seiten veröffentlicht, darunter die Laubabholung und die Parkregeln für den Winter. Alle 9 Tagesordnungen fristgerecht veröffentlicht.“
3. Was ausgefallen ist und was wir getan haben. Aus dem Protokoll Ihrer wöchentlichen Prüfung, den Formulartests und den Meldungen von Bürgerinnen und Bürgern: „Das Antragsformular für Genehmigungen sendete nach einer E-Mail-Umstellung ab dem 3. Oktober nicht mehr. Am 7. Oktober bemerkt, am selben Tag behoben. Vier Eingänge wurden aus den gespeicherten Kopien wiederhergestellt.“
4. Was die Menschen genutzt haben. Hat Ihre Website eine Webanalyse, zeigen die meistbesuchten Seiten und die häufigsten Suchbegriffe, was die Menschen brauchen. Berichten Sie, was das bedeutet: „Die Laubabholung war im Oktober die meistbesuchte Seite, und ‚Laub‘ war der häufigste Suchbegriff. Der Plan ist jetzt von der Startseite aus verlinkt.“
5. Barrierefreiheit und Einhaltung der Vorgaben. Fortschritte in Richtung WCAG 2.1, Stufe AA, nach der Titel-II-Regel: korrigierte Dokumente, gefundene Befunde, noch offene Befunde und der Stichtag, der für Ihre Einrichtung gilt. ADA.gov nennt die Fristen: 26. April 2027 für Verwaltungen, die 50.000 oder mehr Menschen versorgen, und 26. April 2028 für kleinere Verwaltungen und Zweckverbände.
Schritt 3 von 5
Zahlen, denen Sie trauen können
Berichten Sie nur Zahlen, die Sie belegen können. Gute Quellen:
- das Protokoll Ihrer wöchentlichen Prüfung und die Daten der Formulartests,
- Ihre Seitenliste mit verantwortlichen Personen und Überprüfungsterminen (überfällige Überprüfungen sind eine Zahl),
- die Webanalyse Ihrer Website, falls es eine gibt,
- die Ergebnisse eines Barrierefreiheitsprüfers, mit dem Datum der Prüfung.
Haben Sie keine Webanalyse, sagen Sie das und lassen Sie den Abschnitt weg. Schätzen Sie nicht.
Analytics.usa.gov ist ein öffentliches Beispiel der US-Bundesregierung: Das Digital Analytics Program veröffentlicht, was Menschen auf Websites der Bundesverwaltung nutzen. Ihr Bericht ist intern, aber die Fragen sind dieselben: Weswegen kamen die Menschen, und haben sie es gefunden?
Schritt 4 von 5
Was Sie weglassen
- Jede einzelne Änderung. Ihre Vorgesetzten müssen nicht wissen, dass Sie einen Tippfehler korrigiert haben.
- Technische Einzelheiten ohne zugehörige Entscheidung. Verlinken Sie sie stattdessen.
- Schuldzuweisungen. Sagen Sie, was ausgefallen ist und was Sie getan haben, mit Datum.
Schritt 5 von 5
Zur Routine machen
Schreiben Sie den Bericht jeden Monat am selben Tag, am Tag nach Ihren monatlichen Formulartests. Senden Sie ihn per E-Mail, legen Sie eine Kopie in einem gemeinsamen Ordner ab und bringen Sie den Abschnitt mit den Entscheidungen zu Ihrem regelmäßigen Termin mit Ihren Vorgesetzten mit. Über ein Jahr zeigen zwölf Berichte, wie sich die Website verbessert hat, was sie an Zeit gekostet hat und wo noch Hilfe nötig ist.
Quellen
- U.S. Department of Justice, Fact Sheet: New Rule on the Accessibility of Web Content and Mobile Apps, ADA.gov
- U.S. General Services Administration, analytics.usa.gov (das öffentliche Dashboard des Digital Analytics Program)
Transkript
Synthetische Sprecherstimme; später ersetzt sie eine aufgenommene Stimme.
- 0:00The website is often invisible to the people who fund it until something goes wrong.
- 0:04A short monthly report shows the work, the risks and the decisions that need a manager, before a complaint makes the case for you.
- 0:13Keep the same five sections every month, so your manager learns where to look.
- 0:18Decisions needed goes first.
- 0:20One to three items, each with a recommendation and a date.
- 0:24For example: the Planning department has not reviewed its pages in 14 months.
- 0:29I recommend we ask the director to name an owner by December 1.
- 0:34What changed: counts and a few examples, not a full list.
- 0:38What broke, and what we did: from your weekly check log, form tests and resident reports, with dates.
- 0:47Only report numbers you can show.
- 0:49If your site has monitoring, the findings are dated and countable.
- 0:53Here, in the public demo of LFW's client portal, with sample data, each open finding says what it is, where, and when it was seen.
- 1:04What residents used.
- 1:05If your site has analytics, report what the top pages mean, not only the numbers.
- 1:11Leaf pickup was the most visited page in October, so the schedule is now linked from the homepage.
- 1:18If you do not have analytics, say so, and skip that section.
- 1:22Do not estimate.
- 1:25Accessibility and compliance: progress toward WCAG 2.1, Level AA under the Title II rule.
- 1:32Documents fixed, issues found, issues still open, and the compliance date that applies to you: April 26, 2027 for governments serving 50,000 or more people, and April 26, 2028 for smaller governments and special districts.
- 1:50Leave out every small edit, technical detail with no decision attached, and blame.
- 1:55Say what broke and what you did, with dates.
- 1:59Your task.
- 2:00Write this month's report, using the five sections.
- 2:04Put at least one decision in section one, with a recommendation and a date.
- 2:08Pull the numbers from your weekly check log and form list.
- 2:11Send it to your manager, and save a copy where your backup can find it.
Aufgabe
Ihre Aufgabe in Ihrer Einrichtung
Quiz
4 Fragen. Wählen Sie bei jeder eine Antwort und prüfen Sie dann. Zu jeder Antwort wird die Begründung angezeigt.
Antworten zeigen
- B. Die Entscheidungen oder die Hilfe, die Sie von ihnen brauchen. Auf eine Bitte um Entscheidung können Vorgesetzte reagieren. Der Rest ist der Zusammenhang dazu.
- B. Wonach die Menschen gesucht haben und was das für die Website bedeutet. Eine Zahl zählt, wenn sie erklärt, was die Menschen brauchten. Sagen Sie, was sie bedeutet.
- B. Aus dem Protokoll der wöchentlichen Prüfung, den Formulartests und den Meldungen von Bürgerinnen und Bürgern. Die wöchentliche Prüfung (Lektion 1) hält sie bereits fest. Der Bericht fasst sie zusammen.
- A. Eine Seite. Eine Seite wird gelesen. Verlinken Sie Einzelheiten für alle, die sie sehen wollen.
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