Dokumente: hochladen, benennen, auslaufen lassen

Dokumente häufen sich auf öffentlichen Websites schneller an als Seiten: Tagesordnungen, Protokolle, Haushaltspläne, Formulare, Karten, Berichte, Flyer. Viele Websites enthalten Tausende Dateien, die seit Jahren niemand geöffnet hat, mehrere Fassungen desselben Formulars und eingescannte Seiten, die ein Screenreader nicht lesen kann.

Diese Lektion besteht aus drei Gewohnheiten: Laden Sie ein Dokument nur hoch, wenn es eines sein sollte, benennen Sie es gut und geben Sie ihm ein Enddatum.

Vor dem Hochladen: Sollte das eine Seite sein?

Ist der Inhalt etwas, das Menschen auf dem Smartphone lesen, etwa Öffnungszeiten, Gebühren, eine Bekanntmachung oder eine Anleitung, machen Sie daraus eine Webseite. Eine Webseite funktioniert auf jedem Bildschirm und mit Screenreadern, und sie lässt sich leichter aktuell halten.

Ein Dokument ist sinnvoll, wenn es auf die Datei selbst ankommt: ein unterschriebener Vertrag, ein beschlossener Haushalt, eine Karte, ein Formular, das ausgedruckt werden muss, die amtliche Fassung eines Protokolls.

Ein barrierefreies Dokument hochladen

Nach der Titel-II-Regel des US-Justizministeriums von 2024 müssen Dokumente, die Sie nach Ihrem Stichtag veröffentlichen, WCAG 2.1, Stufe AA, erfüllen, genau wie Seiten. ADA.gov nennt die Fristen: 26. April 2027 für Verwaltungen, die 50.000 oder mehr Menschen versorgen, und 26. April 2028 für kleinere Verwaltungen und Zweckverbände.

In der Praxis:

• Beginnen Sie mit einer barrierefreien Quelle. Verwenden Sie in Word oder Google Docs echte Überschriften, Listen und Alternativtexte und exportieren Sie dann ein PDF mit Tags. Section508.gov bietet kostenlose Anleitungen für jedes Programm.
• Laden Sie keine eingescannten Bilder von getippten Seiten hoch. Eine eingescannte Seite ist ein Bild von Text. Haben Sie nur Papier, tippen Sie den Text neu ab oder nutzen Sie Texterkennung und prüfen Sie das Ergebnis.
• Füllen Sie den Dokumenttitel in den Dateieigenschaften aus. Viele PDF-Reader zeigen ihn anstelle des Dateinamens an.

Dateien benennen

Benennen Sie Dateien so, dass sie sich nach Datum sortieren und sagen, was sie sind:

• 2026-11-10-gemeinderat-tagesordnung.pdf
• 2026-haushalt-beschlossen.pdf
• hundeanmeldung-antrag.pdf

Kleinbuchstaben, Bindestriche zwischen den Wörtern, keine Leerzeichen, kein „final“ oder „v3“. Gehört das Dokument zu einem Datum, steht das Datum vorn, in der Reihenfolge Jahr-Monat-Tag, damit sich ein Ordner mit Tagesordnungen von selbst sortiert.

Ein Dokument ersetzen

Ändert sich ein Formular oder Bericht, ersetzen Sie die Datei unter derselben Adresse, wenn Ihr Editor das erlaubt. Links an anderen Stellen Ihrer Website, auf anderen Websites und in alten E-Mails führen dann zur neuen Fassung. Kann Ihr Editor nicht an Ort und Stelle ersetzen, laden Sie die neue Datei hoch, aktualisieren Sie jeden Link darauf und entfernen Sie die alte.

Lassen Sie nie zwei Fassungen eines Formulars online. Die Menschen füllen sonst die falsche aus.

Die Ausnahmen und ihre Grenzen

ADA.gov beschreibt zwei Ausnahmen, die für Dokumente wichtig sind:

• Bereits vorhandene Dokumente: PDF-, Textverarbeitungs-, Präsentations- und Tabellendateien, die vor Ihrem Stichtag veröffentlicht wurden, müssen WCAG 2.1 AA in der Regel nicht erfüllen. Die Ausnahme gilt nicht für Dokumente, die „currently being used to apply for, access, or participate in“ [derzeit verwendet werden, um eine Leistung zu beantragen, zu nutzen oder daran teilzunehmen], und die Aktualisierung eines alten Dokuments kann die Ausnahme aufheben.
• Archivierte Webinhalte: Inhalte, die vor dem Stichtag erstellt wurden, nur zu Referenz-, Forschungs- oder Dokumentationszwecken aufbewahrt werden, in einem eigenen Archivbereich liegen und seit der Archivierung nicht verändert wurden. Alle vier Bedingungen müssen erfüllt sein.

Formulare, die noch genutzt werden, und alte Dokumente, die Sie bearbeiten, müssen barrierefrei gemacht werden.

Dokumente auslaufen lassen

Geben Sie jedem Dokument beim Hochladen ein Enddatum:

• Veranstaltungsflyer: der Tag nach der Veranstaltung.
• Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen: ins Archiv nach dem Zeitplan, den Ihre Aktenordnung festlegt.
• Formulare: ein Überprüfungstermin, mindestens jährlich.
• Berichte: ins Archiv, sobald sie überholt sind.

Dateien auf der Website können amtliche Unterlagen sein. Das Archiv oder die Registratur Ihres Bundesstaats veröffentlicht Aufbewahrungsfristen für Kommunen. Prüfen Sie Ihre, bevor Sie etwas löschen, und fragen Sie in Ihrer Verwaltung nach, welche Fristen gelten.